Les 6 erreurs qui plombent votre productivité en télétravail

Depuis 2020, le télétravail est devenu obligatoire dans de nombreuses entreprises, à temps plein ou à temps partiel. Nouveau pour certain(e)s, ce mode de travail présente des avantages mais aussi des inconvénients. Notamment, pour les collaborateurs, la productivité en télétravail peut être grandement améliorée… ou fortement réduite, si certaines erreurs sont faîtes ! C’est là que j’interviens pour vous aider, moi et ma casquette de chef de projets ! Car qui dit faible productivité au travail dit plus de chose à faire à la dernière minute, ou à finir le soir après dîner… et ça, c’est la cata pour la charge mentale ! Alors, vous voulez connaître les 6 erreurs à éviter quand vous voulez travailler de manière efficace en télétravail ?

Pas de soucis, la solution est ici !

Erreur 1 : avoir un espace de travail inadapté diminue la productivité en télétravail

Au travail, tout est là : ordinateur et connexion réseau, vos notes, votre chaise de bureau réglée pour vous, calme permettant de se concentrer… Tout est prêt à démarrer dès que vous arrivez. Mais quand vous êtes chez vous, ce n’est souvent pas le cas ! Si vous ne voulez pas démarrer votre journée en ayant une faible productivité de télétravail dès le matin, il y a donc des choses à optimiser.

Créez-vous votre espace

Essayez tout d’abord d’avoir un espace dédié, si possible au calme. L’idéal c’est un bureau bien sûr, mais à défaut voyez comment avoir un espace à demeure. Une petite table dans le coin de la chambre (j’avais une table de camping près de la fenêtre, lors du 1er confinement !), l’extrémité de la table à manger dans le salon… ce que vous voulez, du moment que vous pouvez laisser la majeure partie de votre matériel entre deux temps de travail (PC, stylo, post-it, dossier en cours…).

Quand vous commencez à travailler, essayez de compartimenter l’espace : fermez la porte, mettez un paravent…. Isolez-vous physiquement du reste de la maison (surtout si vous n’êtes pas seule chez vous).

Et puis mettez votre touche déco à vous : c’est VOTRE espace, vous devez vous y sentir bien.

Installez-vous confortablement

Votre installation doit cependant être la plus ergonomique possible sinon vous allez avoir mal aux yeux / à la tête, à la nuque ou au dos :

• votre écran doit être à 90° par rapport aux fenêtres : ni de face, ni de dos par rapport à la lumière
• l’écran doit être à hauteur des yeux. Si votre écran est trop bas, réglez-le, quitte à mettre un gros livre ou une ramette de papier dessous . Si vous êtes sur ordinateur portable, le mieux c’est d’avoir un clavier externe : posez le PC sur la ramette de papier, à environ 60 cm de vous, branchez le clavier (en filaire, c’est suffisant, pas besoin de rajouter des ondes) et réglez la position du clavier pour que vos poignets ou avant bras soient posés sur le bureau (il existe aussi de super claviers ergonomiques !)
• installez-vous bien face à votre écran, pas de travers
• vous devez être assise avec les pieds qui touchent par terre. Si vous êtes petite, mettez un tabouret ou de gros livres (encore !) sous les pieds pour qu’ils soient soutenus, et que vous puissiez allonger le dos confortablement dans la durée

C’est dans cette position que vous serez la plus confortable, donc la plus efficace… et avec moins de maux à finir le soir après dîner !

Offrez-vous du calme

Pensez à clarifier les choses si ce n’est pas déjà fait : il ne faut pas déranger maman quand la porte est fermée / le paravent est tiré ! Il faut faire comme si maman n’était pas là ! Car si vous êtes interrompue tout le temps car Justine a tiré les cheveux d’Apolline ou le contraire, votre productivité de télétravail va clairement en prendre un coup !

Si vous n’êtes pas seule et que vous avez besoin de vous isoler d’un point de vue phonique, investissez dans un casque confortable avec réduction de bruit, comme celui-ci que j’utilise au cabinet qui est un BOSE de très bonne qualité, si je peux me permettre.

Si vous n’arrivez pas à travailler en musique, au moins vous serez en grande partie isolée du brouhaha environnant, plus ou moins chargé de cris et de stress. Je vous invite tout de même à tester des ambiances sonores type bruit blanc – glouglou de l’eau, ambiance forêt naturelle, musique zen… Ca peut vraiment aider pour être concentrée. Voici quelques sons que j’utilise personnellement :

Erreur 2 : ne pas se donner d’objectif précis, le meilleur moyen de perdre en productivité

Quand on travaille depuis chez soi, on peut vite être rattrapée par le contexte de tout ce qu’il y a à faire à la maison (il suffit de lever les yeux pour voir la poussière sur le buffet, ou entendre le lave-vaisselle qui a fini de tourner qui vous fait penser qu’il faudra le vider, donc mettre le couvert, donc faire à manger, donc faire les courses… et on mange quoi déjà ???)

Pour ne pas perdre le fil, il est donc important de noter vos objectifs de la journée : le matin notez les 3 grands sujets qui doivent être finis pour le soir. Comment choisir ? Prenez en priorité ceux qui vont dans la direction de vos 3 grands objectifs de la semaine, vos « 3 gros cailloux« . Cette technique tirée de la méthodologie Zen To Done de Leo Barbauta, elle marche super bien. Je la pratique tous les matins – enfin presque : les fois où je ne le fais pas, je vois vraiment la différence en terme de productivité à la fin de la journée… Je me rends compte que je n’ai pas fait grand chose de ce qui était vraiment important ! Avec cette technique, pour la charge mentale, c’est top, car avec elle je suis sûre que les sujets les plus importants de ma semaine et de ma journée seront faits ! Le reste c’est du bonus, quel soulagement !

Erreur 3 : se laisser envahir par les interruptions

Pour avoir une bonne productivité en télétravail il y a des pièges spécifiques, qu’il faut vraiment éviter.

La plus importante, c’est de vous laisser interrompre par des notifications de vos outils de communications : téléphone portable, mails, messagerie instantanée… Y compris ceux qui sont nécessaires pour votre travail à distance justement.

Les études indiquent que quand on est interrompus dans notre concentration, quelle qu’en soit la raison (donc même anodine et agréable), on met de nombreuses minutes avant de réussir à revenir dans notre sujet. Alors imaginez si vous avez un check-mail toutes les minutes ! Leo Babauta en parle aussi dans Zen To Done (ZTD) : pour être efficace, il est important de consacrer des plages entières de travail concentré, sans interruptions par des notifications.

Par exemple, il ne faut surtout pas que votre boîte mail soit configurée pour relever le courrier en permanence et vous notifier dès qu’un message arrive ! La base, c’est de configurer votre messagerie pour qu’elle ne relève le courrier que toutes les 30 minutes, pas plus souvent !

Ensuite, le mieux, c’est de consacrer des plages de travail dédiées à la concentration sans interruption, et d’autres pour consulter la boîte mail et traiter les messages. Ce qui ne veut pas dire répondre à tous les mails, ni traiter les demandes qui sont émises dans un mail ! La méthode ZTD est catégorique à ce sujet, et c’est aussi ce qui est conseillé avec la matrice d’Eisenhower : il faut trier les demandes pour savoir lesquelles doivent être faites (ou non !!!), et quand et par qui elles doivent être faites ! Pour l’expérimenter moi-même depuis plus de 10 ans, je vous le confirme : c’est capital de faire ce tri sinon vous allez vous « faire bouffer votre temps » (excusez-moi l’expression) par des sujets qui ne sont pas du tout prioritaires, et vous n’aurez plus, ni l’énergie ni le délai suffisant pour traiter VOS sujets comme il faut !

La méthode Pomodoro peut d’ailleurs vous aider à travailler efficacement : 25 minutes de concentration, 5 minutes de pause, et on recommence. Au bout de 3 cycles, on fait une pause un peu plus longue, de 30 minutes. Pourquoi ça s’appelle comme ça ? Parce qu’à l’origine, pour s’assurer du timing, on utilisait un minuteur en forme de tomate (qui se dit pomodoro en italien)

Evidemment, du côté des interruptions, il faut aussi que les autres personnes qui vivent avec vous aient bien en tête que vous ne devez pas être dérangée ! Communiquez, communiquez, communiquez … et mettez en place un « code », un rideau, un panneau ou n’importe quoi qui fera comprendre à qui s’approche que vous avez besoin de rester concentrée.

Erreur 4 : ne pas voir le temps filer à cause des écrans

Autre piège : lors de votre pause déjeuner, n’allumez pas la télé, et ne vous mettez pas sur un autre écran non plus (tablette….) ! Les écrans nous mettent sous une forme d’hypnose, on est déconnectés de la réalité, et on ne se rend pas compte du temps qui passe ! Si vous vous mettez devant un écran, adieu la productivité en télétravail !

En plus, ça a un côté addictif : une fois qu’on est dedans, c’est difficile de s’arrêter ! Moi je sais qu’à un moment donné, après une bonne matinée de travail, je « m’offrais » un temps de replay d’un épisode de Maison à Vendre (j’adore les émissions de home staging… et puis Stéphane Plazza me fait tellement rire !). Quand je faisais ça, ça ne loupait pas : je sortais de ma pause déjeuner, soit à la fin de l’émission c’est à dire bien trop tard par rapport au temps de pause déjeuner que j’avais prévu, soit en cours d’émission mais avec quelle frustration de ne pas savoir la suite !

Erreur 5 : utiliser des post-it !

Quand on va tous les jours au bureau, on a son petit univers sur place (du moins, si on a un bureau dédié). Du coup, quand on se souvient de quelque chose à faire, il suffit de prendre un post-il, de noter dessus la chose à se rappeler, et le coller sur son mur / bureau / écran… Oui mais quand on est en télétravail, surtout quand on alterne éventuellement avec des temps sur site, on n’a pas son espace dédié… et on a vite fait de perdre ses post-it ! Et là votre charge mentale va en prendre un coup « zut, c’était quoi déjà que je devais envoyer à M. Untel ??? »… et vous voilà en train de rechercher dans vos archives de mails ce que ça pouvait être… Un gros écueil pour la productivité en télétravail !

Plutôt que des pense-bêtes au format papier, utilisez leur équivalent en numérique : en clair, notez dans votre téléphone (on l’a toujours sur soi… pas vrai ?), ou sur votre ordinateur plutôt que sur un papier volant. Dans quelle application ? Celle qui est la plus simple pour vous, car c’est celle que vous allez utiliser le mieux ! Si vous n’avez pas de préférence, je vous conseille par exemple l’application Evernote, qui existe sur smartphone mais qui se synchronise aussi avec des serveurs en ligne : il suffit de vous connecter sur le site web, et vous retrouverez vos pense-bêtes depuis n’importe quel ordinateur ayant un accès internet ! Et en plus, on peut même partager certains éléments avec quelqu’un… son conjoint peut-être ? Car pour diminuer votre charge mentale, un point très important est de mieux la répartir au niveau de la cellule familiale. Il est donc nécessaire de partager vos sujets de manière simple et efficace !

Erreur 6 : tomber dans les pièges des réunions en visio

Mon conjoint me racontait il y a quelques semaines à peine l’anecdote suivante. A l’occasion du pot de départ d’un collaborateur de sa société, mon conjoint discutait avec des collègues quand soudain une femme s’est dirigée droit sur lui avec un grand sourire en lui disant « eh, salut Patrice, comment ça va ? »… et là, grand blanc de la part de mon conjoint. Cette femme le connaissait manifestement, mais lui, impossible de resituer d’où il la connaissait. Très gêné, il s’est mis à essayer de trouver des indices qui pourraient lui permettre de retrouver le nom de la personne. Impossible. En plus, manifestement la femme ne connaissait que lui dans le groupe, et inversement les collègues avec qui mon conjoint parlait quelques instants avant n’avaient pas l’air de la connaître non plus. C’est au bout de plusieurs minutes de tentatives de questions ingénieuses – et une grande sensations de malaise – qu’il finit par deviner le service dans lequel elle bosse…. et là, REVELATION (et soulagement), il finir par reconstituer qui c’était : cette femme, elle assistait tous les mois aux même réunions en visio que lui depuis plus d’un an., mais pas une fois elle n’avait allumé sa caméra lors de ces visios… alors, que mon mari, oui ! D’où le fait que elle, elle le connaissait !

C’est quand même fou d’en arriver à bosser de manière déshumanisée comme ça, et à ne pas connaître ses collègues au point d’être incapable de les reconnaitre alors qu’on bosse ensemble depuis un an !!

C’est un truc qui m’hallucine ! Soit on fait une réunion, soit on ne la fait pas ! Mais ça viendrait à l’idée de qui, dans la vraie vie, d’aller dans une salle de réunion au bureau avec un sac noir autour de la tête pour ne pas être vu ??? Personnellement ça me choque, je trouve que c’est la moindre des politesses d’au moins allumer sa caméra au début pour saluer les autres participants ! Je trouve que c’est un vrai manque de respect de rester caméra éteinte. On peut ne pas avoir très envie de montrer son environnement personnel, mais de nos jours on sait tous ce que c’est que d’avoir un gamin qui passe derrière soi pour aller chercher un tube de colle dans le tiroir du bureau alors qu’on est en réunion stratégique avec son N+1 ! Et puis il y a quasi à chaque fois dans les applications de visio une fonction pour détourer la personne à l’écran et mettre un faux fond derrière elle, comme un écran vert au cinéma… Grrr….

Bon, c’est fait, j’ai poussé mon coup de gueule. Revenons à la productivité en télétravail : en quoi est-ce que ça fait baisser la productivité quand on n’allume pas sa caméra ? Parce qu’en communication, on dit que seulement 45% du message est porté par le verbal (mots choisis et intonation) alors que les 55 % restants sont apportés par le message corporel ! Comment voulez-vous être efficace si plus de la moitié des échanges est brouillé ? Il est très facile par exemple, quand on ne voit pas son interlocuteur, de ne pas se rendre compte qu’il n’a pas compris, ou qu’il a mal compris… ou qu’il n’a juste pas entendu d’ailleurs (« maman, je trouve pas le tube de cooooooolle dans le tiroir !! »)! Et autant vous dire que si le message n’est pas passé, vous allez galérer ensuite pour rattraper le coup ! Et là, en terme de productivité en télétravail, vous repasserez !

Après, en fonction de la présentation, une fois le tour de table fait, il est parfois effectivement recommandé que seul le présentateur ait sa caméra d’allumée, ce qui permet du coup aux auditeurs de rester concentrés sur le sujet de la réunion. Mais dès qu’il y a des questions et des interactions, quand on veut avoir une bonne productivité en télétravail, il faut que tout le monde puisse se voir !

Et puis pour les réunions en visio, il y a l’aspect technique aussi. Depuis les confinements de 2020, elles se sont démocratisées mais elles marchent cependant encore aujourd’hui plus ou moins bien sur le plan technique, et ça, ça peut faire perdre du temps au démarrage. Il faut donc, encore plus qu’en présentiel, préparer les réunions pour qu’elles soient efficaces : un ordre du jour précis et envoyé à l’avance aux participants pour qu’ils s’y préparent, des invités pertinents par rapport aux sujets à aborder, une durée par trop longue (pas plus d’1 heure, sauf en cas d’un workshop important), une série d’actions claires en sortie de réunion, et un compte-rendu dans la foulée pour clarifier qui doit faire quoi et pour quand.

Le conseil bien-être en plus de Madame Pas de Soucis

Communiquer n’est jamais facile, mais quand en plus la distance est là, il est parfois particulièrement difficile de faire passer des messages et d’avoir une super productivité en télétravail, en particulier quand on a du mal à s’imposer, à faire preuve « d’assertivité » comme on dit de nos jours. Si c’est votre cas, je vous invite à découvrir une super technique de communication : la CNV ! Avec elle, vous allez réussir à exprimer vos besoins réels (à la maison comme au travail !!) : vous allez voir comme ça fait du bien d’être entendue et prise en compte ! Allez, houst la charge mentale ! 🙂

Cet article anti charge mentale vous a plu?

Laissez-moi un commentaire pour me dire les difficultés que vous rencontrez, vous !

#madamepasdesoucis #stress #fatigue #chargementale #bienetre #chargementaledesfemmes #chargementalematernelle #productiviteteletravail #teletravail #TAD #productivite #augmentersaproductivite