La matrice d’Eisenhower pour gagner du temps ET de la sérénité

Courir du matin au soir, avec l’impression d’être toujours débordée et de manquer de temps pour tout faire : c’est le lot de bien des femmes. Pas étonnant dans notre vie moderne où il faut faire le maximum de choses dans un minimum de temps ET que tout soit fait parfaitement (du moins c’est ce qu’on croit, j’en parlerai dans un prochain article). Pour ainsi dire, vous avez un emploi du temps de ministre ! Pour vous aider à tout gérer, je vous parle aujourd’hui d’un outil que les bons chefs de projet utilisent souvent : la matrice d’Eisenhower.

C’est une technique de gestion des priorités très simple comme vous allez le voir, et qui peut être utilisée aussi bien dans un contexte professionnel que dans votre quotidien à la maison pour optimiser votre gestion du temps augmenter votre productivité.

La matrice d’Eisenhower est-elle pour vous ?

Je vous conseille de vous appuyer sur cet outil dans les cas suivants :

• Si vous avez l’impression que les journées sont trop courtes, que vous passez vos journées à courir tout le temps, et que vous manquez de temps pour tout faire
• Si vous avez l’impression d’être débordée, que vous fonctionnez en mode pompier en permanence, que vous gérez crise sur crise à éteindre les feux des urgences les uns après les autres
• Si à la fin de la journée vous êtes épuisée mais qu’au final votre liste de tâches n’a pas diminué comme elle devrait pour vous faire sortir du rouge 

Si vous avez répondu oui à au moins une  de ces questions, la matrice d’Eisenhower est pour vous  : vous allez déterminer les bonnes priorités et ainsi bien mieux gérer votre temps de travail (au bureau comme à la maison !)

Le principe

Dwight D. Eisenhower, vous le connaissez probablement de vos cours d’histoire du lycée : c’était le président des Etats-Unis de 1953 à 1961 (fin du cours d’histoire).  Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est qu’il était militaire et que ce qui le menait au succès de beaucoup de ses actions était la notion que pour lui :

La plupart des choses urgentes ne sont pas importantes, la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes.

Dwight D. Eisenhower

Surprenant ? Pas tant que ça ! Combien de fois vous vous êtes retrouvée en mode pompier à traiter un sujet à la dernière minute (au travail ou à la maison), un petit truc tout bête qui aurait pu / dû être fait depuis longtemps mais qui est tombé aux oubliettes et qui a fini par devenir super urgent ? Laver la tenue de foot de votre fils pour sa compétition qui démarre dans 3 heures, racheter un maillot de bain pour votre fille qui part en colo à la mer demain à 8h… ou boucler le dossier Barnum pour lequel vous devez signer un document en 3 exemplaires et renvoyer le tout par courrier pour la levée du soir…. et mince, où est ce fichu document, dans un mail ou stocké sur votre ordinateur quelque part ???

Importance v.s urgence : le fondement de la matrice d’Eisenhower

La première chose à avoir en tête, c’est la différence entre une tâche importante et une tâche urgente. Ce principe a été repris et détaillé par Stephen Covey dans son livre « les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qui entreprennent» .

Une tâche urgente, bon ok, ça c’est facile, c’est quelque chose qu’il faut faire le plus vite possible, sinon vous allez être hors délai. C’est une action court terme. Bon.

Mais une tâche importante alors, c’est quoi ? C’est tout simplement une action qui va vous permettre d’avancer vers votre objectif à atteindre. Eh oui, si vous ne voulez pas être balancée de droite à gauche comme un bateau perdu dans la tempête, il faut avoir un cap et vous efforcer de le conserver ! C’est quelque chose que je détaillerai dans un prochain article, mais pour commencer, si la notion d’objectif ne vous parle pas, dîtes vous simplement qu’une tâche importante est quelque chose qui va apporter de la valeur à moyen ou long terme, ou qui va avoir un impact sur plusieurs autres choses.

Votre première mission va donc être, pour chacune des tâches que vous avez à effectué, de vous demander si cette tâche est :

• urgente ?
• importante ?

Et ensuite ?

Préparez votre matrice d’Eisenhower

Ensuite, vous allez tracer un graphique sur un papier – ou virtuellement si c’est suffisamment clair pour vous. Pour cela vous mettrez un axe horizontal avec l’urgence, et un axe vertical avec l’importance : c’est la fameuse matrice d’Eisenhower. Le croisement des deux axes vous dessine 4 cadrans : important et urgent, important mais pas urgent, pas important mais urgent, pas important et pas urgent non plus. 

Voyez quoi faire avec vos tâches

Ensuite, vous allez pouvoir classer vos tâches et les reporter sur ce graphique et en fonction du quadrant urgence / importance où elle se situe vous allez pouvoir prendre une décision sur ce qu’il faut faire avec cette tâche. Vous allez hiérarchiser vos actions pour les accomplir comme il faut, au bon moment.

• Si la tâche est IMPORTANTE et URGENTE : il n’y a pas photo, c’est à VOUS de le faire car cela nécessite votre expertise et / ou votre vigilance, et il faut la faire AU PLUS VITE. Idéalement dès que vous avez fini votre priorisation des tâches, traitez les tâches les plus importantes
• Si la tâche est IMPORTANTE mais PAS URGENTE: c’est à vous de le faire… mais plus tard, pas tout de suite. Par contre, pour ne pas louper le coche, il faut PLANIFIER cette tâche. C’est là que vous sortez votre agenda, et que vous y bloquez un moment pour pouvoir vous concentrer sur cette mission et la boucler en temps et en heure. La planification, c’est la clé ! La plus grosse erreur est de faire de la procrastination sur les sujets importants : planifier est déjà une action, reporter à plus tard c’est fuir la pression sur le moment mais elle va vous retomber dessus bientôt, car l’échéance va arriver et cette tâche va devenir prioritaire que vous le vouliez ou non
• Si la tâche n’est PAS IMPORTANTE mais elle est URGENTE, l’action doit être réalisée au plus vite… mais peut être par pas vous ! C’est le moment où il faut vous poser un peu pour savoir à qui vous pouvez déléguer cette mission. Vos enfants ? Votre mari ? Une femme de ménage ? Un service de livraison ? Un collègue ? Un ami… 
• Et puis si la tâche n’est NI IIMPORTANTE, NI URGENTE… pour l’instant laissez là de côté ! Avec un peu de chance, elle sera traitée par quelqu’un d’autre, ou bien elle sera caduque d’ici quelque temps. En tous cas, pour l’instant ne vous en occupez pas. 

En clair, cela ressemble à ça :

Après avoir fait l’état des lieux, plus qu’à passer à l’action dans le bon ordre ! Facile, non ?

Quand faut-il se poser ces questions ?

Déjà,  la première étape :  il faut commencer par faire la liste des tâches à faire, la « to do list« . Quand c’est fait, faîtes l’exercice de la matrice d’Eisenhower une première fois, et passez à l’action !

Ensuite, en gestion de projet, on conseille de faire toutes les semaines (le vendredi soir par exemple) une petite mise à jour de la liste des actions à mener et de s’interroger sur l’urgence et l’importance de chaque tâche.

On peut aussi en complément se re-poser la question chaque matin avant de démarrer sa journée, ainsi vous êtes sûre de ne pas vous retrouver le soir à traiter en catastrophe des choses pour le lendemain, que vous auriez pu faire sereinement le matin.

Le conseil bien-être en plus de Madame Pas-de-Soucis

Si vous trouvez difficile d’appliquer ces conseils, c’est souvent pour l’une ou l’autre des raisons suivantes.

« J’ai pas le temps »

La première possibilité c’est que vous êtes déjà tellement dans le rouge et sous pression que vous avez l’impression que vous ne pouvez pas vous permettre de consacrer ne serait-ce que quelques minutes à cette analyse par la matrice d’Eisenhower. Si c’est le cas, attention, vous êtes sur une pente glissante : vous foncez tête baissée et ne prenez plus le temps de réfléchir. Si vous continuez, vous risquez deux choses .

• Un, vous allez vous épuiser à courir dans toutes les directions, et vous vous exposez à faire un burnout d’ici peu.
• Deux, ce sur quoi vous travaillez risque d’être malgré tout en échec, le comble malgré tous vos efforts !

Je vous en parle en connaissance de cause : c’est exactement ce qui m’est arrivé il y a quelques années quand j’étais chef de projet ! J’ai tout donné pour sortir un projet en temps et en heure, j’ai foncé tête baissée, pourtant au final, je n’ai pas pris les décisions que j’aurais dû prendre, le projet a eu du retard, j’ai frôlé le burnout pour mon plus grand mal-être…. et en plus on me l’a reproché ! Au final, personne n’y a gagné, surtout pas moi.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, sachez qu’ il y a des fleurs de Bach qui peuvent vous aider : Olive, Rock water, et Impatiens. Il serait aussi intéressant que vous vous entraîniez à dire non dans certaines petites situations faciles du quotidien pour pouvoir dire non plus facilement quand on cherche à charger votre barque plus qu’elle ne l’est déjà. 

« C’est moi qui doit faire ça »

La deuxième possibilité c’est que vous avez du mal à déléguer, que vous avez l’impression que c’est à vous de le faire et seulement à vous, ou bien que vous pensez que les choses seront forcément moins bien / moins vite faites si c’est fait par quelqu’un d’autre que vous. Dans le premier cas, en plus de Olive et Impatiens., c’est la fleur de Bach Pine qui va vous aider. Dans le second cas, c’est plutôt Beech que vous devriez prendre en complément.

Dans un cas comme dans l’autre, vous avez besoin de prendre soin de vous : laissez-vous aider ! Souvenez-vous : seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin !

Vive le bien-être ! 🙂

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